Bessere Meetings planen im Management
Als Führungskraft gehört es zu meinen Aufgaben, mit meinem Team einen Meetingkalender zu erstellen. Wie in der Musik kommt es hierbei auf den richtigen Rhythmus an – und auf die richtigen Inhalte. Wenn ich meine Meetings plane, kann ich mich an ein paar Regeln orientieren. Diese haben wir für dich zusammengefasst.
Jede Meetingart hat ihren eigenen Rhythmus
Unsere Gründer Christian und Michael vergleichen Meetingpläne gerne mit einem Schlagzeug. Manche Trommeln werden in einen langsamen Rhythmus angeschlagen. Andere werden schnell gespielt und hin und wieder kommt ein herausstechender Klang hinzu. So wird mein Arbeitsalltag zu einem vollständigen Song mit verschieden häufigen Meetingarten.
Die gängigen Rhythmen für Besprechungen sind täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Manche Termine finden auch alle zwei Wochen statt. Welchen Abstand ich wähle, bleibt mir und meinem Team überlassen. Es gibt kein Richtig oder Falsch. Wichtig ist nur, dass wir die einmal festgelegte Planung einhalten. Wenn also eine Besprechung angesetzt ist, dann findet sie auch statt. Denn sobald wir zu viel Free Jazz spielen (jeder trifft sich, wann er oder sie will), wird es ziemlich anstrengend und der Erfolg könnte nachlassen.
Nicht zu vergessen: Auch mit anderen Leadern werden Meetings benötigt. Sie können gerne etwas länger dauern, wenn sie gute Ergebnisse bringen. Immerhin gehören Planung und Koordination zu den wichtigsten Aufgaben des Leaderships.
Meetings planen mit klaren Zielen und Themen
Einer der größten Fehler, die ich bei meinen Teammeetings begehen kann, ist, weder Ziele noch Themen klar festzulegen. Dann reden alle Teammitglieder über irgendwelche Probleme aus dem Tagesgeschäft. Selbst wenn zu diesem Problem am Ende alle Fragen geklärt wurden, bin ich bei meinem eigentlichen Ziel nicht weitergekommen. Deshalb lautet eine Regel: Es wird nur besprochen, was für diese Meetingart relevant ist.
Wenn ich mir vorab eine Agenda festlege, steigt die Produktivität. Lege ich außerdem einen Zweck fest, weiß ich auch, wann der Termin erfolgreich war. Eine konkrete Action-Liste zum Abschluss hilft mir, dass alles umgesetzt wird und nicht nur geredet wurde.
Wir unterscheiden gerne zwischen drei Arten von Meetingzielen: Brainstorming, Informationsaustausch und Entscheidungsfindung. Wenn ich zum Beispiel auf Führungsebene etwas entscheiden möchte, kann ich die nötigen Informationen schon im Vorfeld an alle amanger schicken. Dann kann die eigentliche Meeting-Agenda kurz und knackig bleiben.
Meetings planen – ohne den Purpose zu vergessen
Egal, wie gut ich Besprechungen planen und durchführen kann: Sie helfen meinem Unternehmen nicht weiter, wenn sie nicht zu unserem Purpose, unserer Vision, den Values und Strategies passen. Also frage ich mich bei jedem Termin: Wie passt diese Agenda zu unserem übergeordneten Zweck? Führen uns die heutigen Beschlüsse zu unserer Vision? Verhalten wir uns im Besprechungsraum entlang unserer Werte? Und zur Umsetzung welcher Strategien gehört das, was wir tun? Wenn ich das immer im Kopf behalten, kann ich nicht mehr in die falsche Richtung gehen.
Zum Abschluss hat die CoA Academy noch einen Geheimtipp für alle Chiefs: Wöchentliche One-on-One-Meetings mit jedem meiner Mitarbeitenden helfen mir, besser über Erfolge und Probleme im Bild zu sein, ehrliche Rückmeldungen zu erhalten (auch über persönliche Ziele, Motivationen oder Sorgen) und Prozesse agiler zu machen.
Alles, was mich als Chief weiter bringt, erfahre ich im Chief of the Year Remote Leadership Programm. Jetzt anmelden und zum besten Leader werden, der du sein kannst.
